TUGASAN MICROSOFT ACCESS

PANGKALAN DATA

1) DEFINISI

1.1) Pangkalan data adalah koleksi data yang saling berkaitan dan mempunyai erti dan terorganisasi secara rapi. Data tersebut harus dapat dicapai dengan urutan yang berbeza-beza secara logik dengan cara yang relative mudah.

RUJUKAN

http://ms.shvoong.com/tags/komputer/

2) FUNGSI DAN KEGUNAAN

Mengenal pasti kegunaan perisian pangkalan data dalam menghasilkan bank data 

dan bank maklumat dalam pendidikan. 

• Pangkalan data merupakan perisian yang digunakan khususnya dalam kerja-kerja yang 

melibatkan data yang banyak. 

• Ianya juga membolehkan kumpulan maklumat diprogramkan supaya memudahkan 

pengguna mencari maklumat tertentu sama ada sebahagian mahupun keseluruhannya. 

• Ia banyak digunakan di dalam kerja membuat rekod penyimpanan data dan makluamt. 

• Senarai telefon dan alamat perkerja, maklumat perniagaan dan koleksi bahan di pusat 

sumber elektronik adalah di antara data yang boleh diselenggarkan dengan lebih mudah dengan menggunakan perisian pangkalan data. 

RUJUKAN

http://jtpkrajang.files.wordpress.com/2011/08/modul-1-pengenalan.pdf

2.1) FUNGSI / KELEBIHAN

Maklumat yang disimpan akan lebih tersusun dan teratur dan ini akan memudahkan untuk mencapai, menambah, membuang dan mengemaskini sebarang maklumat yang ada. Sistem ini lebih selamat diguna pakai baik dari segi keselamatan nya juga.

i). Pangkalan Data dapat memudahkan pencarian maklumat, proses yang dilalui lebih cepat berbanding kaedah tradisional yang digunapakai pada masa dahulu.

ii) Maklumat-maklumat penting dapat disimpan dengan selamat jika berlaku perkara yang tidak diingini. Sebagai contoh, kebakaran, kecurian maklumat, fail penyimpanan rosak dan sebagainya.

iii) Penggunaan Pangkalan Data juga dapat menjimatkan ruang pejabat iaitu tidak perlu menyediakan ruang penyimpanan fail-fail maklumat. Dengan ruang pejabat yang lebih besar, pekerja akan merasa selesa ketika bekerja, ini secara tidak langsung dapat meningkatkan produktiviti syarikat.

iv) Penjimatan dari segi kos kertas dan penyediaan ruang penyimpanan yang berhawa dingin dan setiap maklumat yang terkini dapat dicapai dengan mudah kerana kegagalan penyampaian maklumat terkini akan memberi masalah yang besar.

v) Mengawal ulangan-elakkan pembaziran ruang storan, tenaga dan kos serta mengurangkan percanggahan data yang sama. Berkongsi data dan membenarkan ramai pengguna mencapai maklumat yang dikehendaki dalam satu masa yang sama serta mengawal penggunaan pangkalan data kepada pengguna yang hanya diberi kebenaran.

RUJUKAN

http://rezzennross.comze.com/Assignment/PDF%20@%20ICT/apa%20itu%20pangkalan%20data.pdf

2.2) CONTOH PANGKALAN DATA

2.2.1) Penggunaan Pangkalan Data dalam Bank dan Institusi Kewangan

 Pemprosesan data yang melibatkan akaun-akaun simpanan, simpanan tetap,

pinjaman, pelaburan, analisis keuntungan dan sebagainya adalah antara operasi

organisasi-organisasi kewangan. Langkah-langkah yang digunakan adalah piawai dan berulangan. Penggunaannya dalam institusi kewangan ini meliputi aktiviti pemindahan wang secara elektronik

 Contohnya sebuah bank mempunyai terminal di setiap cawangannya di seluruh

negara dan juga di pasaraya, stesen minyak, sekolah, kilang, rumah, hotel, dan

sebagainya. Majikan akan memindahkan gaji ke dalam akaun pekerjanya dengan

memasukkan nombor pengenalan pekerjanya seterusnya wang gaji dipindahkan ke dalam akaun pasaraya, hotel, atau stesen minyak apabila membuat sesuatu pembelian.

Ternyatalah tujuan utama penggunaan Pangkalan Data dalam institusi kewangan dapat membantu dalam menyusun segala urusan pelanggan serta menyediakan perkhidmatan yang lebih baik dan cekap.

2.2.2) Sistem Analisis Peperiksaan Sekolah(SAPS)

Sistem SAPS merupakan sistem analisis data standard yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran yang menilai dan mengikuti prestasi pelajar sekolah tanpa mengira sama ada sekolah itu di bandar atau di luar bandar. Dengan adanya sistem ini, ianya dapat memudahkan para pelajar untuk menyemak keputusan peperiksaan masing-masing.

 Rujukan : http://pmr.penerangan.gov.my/index.php/pendidikan/11420-sistem-analisis-peperiksaan-sekolah-saps-untuk-nilai-prestasi-murid-.htm

. 

2.2.3: Tempahan Tiket Kapal Terbang

Dengan menggunakan sistem tempahan tiket secara online ini ianya dapat menjimatkan masa dan memudahkan urusan untuk membeli tiket. Kita tidak lagi ke kaunter tiket untuk membeli tiket. Pembelian boleh dilakukan dari mana sahaja dan pada bila-bila masa tanpa perlu keluar dari rumah.

3. FUNGSI-FUNGSI MS ACESS

3.1  Table

Langkah membuat Table

     1. Pada jendela database klik Table.

     2. klik dua kali create table in design view

     3. pada jendela table ketikan field-field table beserta tipe datanya.

     4. Pilih File �� Save.

     5. tutup table untuk membuat table-table lainnya.

Menu table berfungsi untuk pembuatan tabel dan pengaturannnya, dan penjelasannya sebagai berikut: Insert digunakan untuk membuat tabel Columns to the left berfungsi menambahkan kolom pada bagian kiri Columns to the right berfungsi menambahkan kolom pada bagian kanan Rows Below berfungsi menambahkan baris pada bahagian bawah table Rows Above berfungsi menambahkan baris

pada bahagian atas Cells berfungsi untuk menambahkan baris atau kolom

http://sofyiaisah.blogspot.com/2012/11/fungsi-menu-table-pada-ms-word.html

3.2  Form
Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access biasa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

1.    Icon Form digunakan untuk membuat formula  database baru.

2.    Split Form digunakan untuk suatu formula  sehingga menjadi dua formula  yang berbeda.

3.    Multiple Items digunakan untuk membuat form yang biasa menampilkan isi database yang telah dimasukkan.

4.    PivotChat digunakan untuk membuat grafik berdasarkan suatu database.

5.    Blank Form digunakan untuk membuat formula  yang kosong sehingga user biasa  mendesain sendiri suatu formula yang diinginkan.

6.    More Form digunakan untuk digunakan untuk menampilkan daftar perintah yang digunakan untuk memilih daftar form lainnya.

7.    Form Design digunakan untuk mendesign form sesuai dengan  user.

3.3 Query

Query adalah 'permintaan data'  berupa bahasa bisnes, untuk mengolah data dalam table menjadi satu informasi yang boleh dimengertikan. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh pelanggan yang dimiliki. Biasa berdasarkan pada satu table saja, atau pada dua/lebih table, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Dengan Query kita dapat :

     a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001”

     b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nombor Faktur “F0001” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.

    c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

http://imopi.wordpress.com/2012/03/21/mengenal-query-dalam-microsoft-access/

3.4 Report

Report, sama seperti  form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. Cara yang terbaik  membuat laporan penjualan adalah dengan membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report  laporan dibuat dengan cepat dan berkesan.

Report dapat dibuat dengan dua cara iaitu manual dan wizards. Pada tutorial terdapat beberapa contoh pembutan report.

1.    Report digunakan untuk membuat format laporan dalam versi standar MS Access 2007

2.    Labels digunakan untuk membuat label dari database yang sedang aktif.

3.    Blank Report digunakan untuk membuat format laporan yang kosong sehingga user bisa membuat format laporan yang diinginkan.

4.    Report Wizard digunakan untuk membuat format laporan berdasarkan tuntutan yang disediakan dalam MS Access 2007.

5.    Report Design digunakan untuk merancang format laporan sesuai dengan  user.

http://sulpa.wordpress.com/2011/08/08/microsoft-access-2007-fungsi-icon-pada-tab-create/

 4.TUTORIAL

4.1) Table

Membuat Table

  Untuk membuat  table, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Biasanya ketika telah membuat database baru, akan muncul arahan untuk membuat table. Jika tidak ada, klik Create, pilih Table.

2. Lengkapkan jadual (table) yang perlu beserta item-item yang dikehendaki.

3. Simpan

Rujukan : http://cikgufairus.blogspot.com/2009/04/asas-penggunaan-microsoft-office-access.html

4.2: FORM ( BORANG )

• Membuat  Form
  Form berfungsi untuk memasukan data dan memaparkan data agar kelihatan lebih baik dan menarik. Langkah-langkah untuk membuat form adalah :
  

  1. Klik Create, pilih more form

  3. Pada Form Wizard, akan terpapar gambar seperti di bawah dan ambil item pada Available fields dan klik pada anak panah ke kanan untuk masukkan data ke kotak Selected fields.

  4. Kemudian klik NEXT pilih layout kemudian NEXT, pilih STYLE kemudian NEXT tulis title contoh (Borang)

  
  

  5. Kemudian isi borang dengan maklumat yang ingin anda isi. Klik Finish.

• 
  

  
  

  

• Rujukan : http://cikgufairus.blogspot.com/2009/04/asas-penggunaan-microsoft-office-access.html

.4.3: REPORT ( LAPORAN )

Membuat Report

• Report digunakan untuk memaparkan hasil data yang telah dikumpul. Langkah-langkahnya :

  
  

  1. Klik Create

  
  

  2. Pilih Report Wizard

  
  

  3. Pada Form Wizard, pindahkan semua data, kemudian klik next

  
  

  4. Pilih komponen yang diingini untuk membuat report.

  
  

  5. Klik Finish

Rujukan:http://cikgufairus.blogspot.com/2009/04/asas-penggunaan-microsoft-office-access.html

4.4: QUERY ( PERTANYAAN)

•    Membuat Query
  

   Berikut  adalah langkah-langkah membuat Query dengan Query Wizard1. Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar Create kemudian

  Klik pada Query Wizard.

   2. Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple Query

  Wizard, klik Ok.

   3. Kemudian pilih table yang diperlukan pada pilihan Table / Query.

   4. Keterangan :

  Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query.

   Klik < untuk membatalkan. 

  Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada.

  5. Klik Detail Show Every Field of Every Record atau Summary. Kemudian klik Next akan muncul tetingkap baru kemudian letakkan nama pada Query yang telah dibuat dan pilih Open The Query to View Information,

  6. Klik finish.

• Rujukan : http://cikgufairus.blogspot.com/2009/04/asas-penggunaan-microsoft-office-access.html
  

  
  

  KESIMPULAN

MS Acess adalah satu langkah yang bijak dan memudahkan para pengguna. penggunaannya meliputi semua peringkat atau bidang yang berkaitan dengan pendidikan,perniagaan,
kesihatan dan sebagainya. semua data-data yang disimpan adalah kemas,selamat dan mudah untuk menggunakannya semula. ini memudahkan proses penyimpanan data dan boleh dikemaskinikan dari semasa ke semasa. MS Acess telah banyak memberi kebaikan kepada masyarakat masa kini.